Henkilötietojen käsittely

Urjalan 4H-yhdistys kerää jäsenien, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden ja asiakkaiden henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja toiminnasta tiedottamiseen. Emme luovuta tietoja eteenpäin.

Urjalan 4H-yhdistys hallinnoi ja ylläpitää alla lueteltuja henkilörekistereitä sekä niihin liittyvää tietosuojaselostetta (alla):

  • 1) 4H-yhdistyksen jäsenrekisteri
  • 2) Toimintaan osallistuvat, esim. kerholaisten ja huoltajien tiedot
  • 3) Työntekijät ja vapaaehtoiset
  • 4) Asiakkaat (hautojen hoito, kotipalvelu)

Tietosuojaselosteesta käy ilmi, miten henkilötiedot on kerätty, miten niitä säilytetään sekä kuka/ketkä pääsevät tietoihin käsiksi. Jäsenet voivat päivittää omia henkilötietojaan jäsenrekisteriin suoraan täältä tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen urjala [at] 4h.fi

Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Urjalan 4H-yhdistyksen henkilörekistereihin

Pvm:             8.11.2023
Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Urjalan 4H -yhdistys ry

Osoite:         Tampereentie 4 L 7, 31760 Urjala


Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:             Toiminnanjohtaja, Urjalan 4H-yhdistys

Sähköposti: urjala (at) 4h.fi                                          

Puhelin:      0407316566


Rekisterin nimi : Urjalan 4H-yhdistyksen henkilörekisterit

1) Jäsenrekisteri

2) Toimintaan osallistuvat, esim. kerholaisten ja huoltajien tiedot

3) Työntekijät ja vapaaehtoiset

4) Asiakkaat


Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

1) Jäsenlaskutus, tiedotus, määrällinen tilastointi
2) Toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito esim. kerholaisten vanhempiin, laskutus, määrällinen tilastointi (myös ikätilasto)

3) Työn organisointi ja työnantajan velvoitteiden hoito, esim palkanmaksu ja työtodistuksen laatiminen

4) Työtilausten vastaanotto ja työn laskutus.


Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

1) Jäsenen nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Alaikäisten henkilöiden osalta huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Kuvauslupa.

2) Nimi, syntymävuosi, osoite, huoltajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat). Kuvauslupa.

2) Nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Verotiedot ja tilinumero.
3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten palvelutarpeen kuvaus)


Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

  1. Jäsenten henkilötietoja sekä alaikäisten jäsenten huoltajien tietoja säilytetään jäsenrekisterissä pysyvästi myös kun jäsenyys on päättynyt (yhdistyslaki)
  2. Toteutuneen toiminnan jälkeen osallistujatiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 5 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. (toiminnan valtionapusäännöt)
  3. Työtekijöiden ja vapaaehtoisten tiedot säilytetään pysyvästi palkkahallinnon rekisterissä mahdollista myöhempää työtodistuksen antamista varten.
  4. Asiakkaan tietoja säilytetään tehtävän työtehtävän ja tilaussopimuksen mukaisesti (esim. toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa tietoja säilytetään toistaiseksi).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Tiedot kysytään jäseniltä liittymisen yhteydessä, osallistujilla ilmoittautumisen yhteydessä, työtekijöiltä työsopimuksessa ja asiakkailta tilausta ja tilaussopimusta tehdessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain Urjalan 4H -yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. jäsenrekisteriä ylläpitävä 4H-yhdistyksen ja 4H-liiton toimihenkilö, osallistujalistoja kerhonohjaaja ja kerholaskutusta sekä tilastointia hoitava 4H-yhdistyksen toimihenkilö, työntekijöiden tietoja työnanatajan tehtäviä hoitavat henkilöt (palkalaskija, esimies) ja asiakkaan tietoja 4H-yhdistyksen toimihenkilö sekä kyseistä työtehtävää hoitava nuori.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.